Chatbot kurulumu öncesi hazırlık listesi: bota ne öğretilir?

Chatbot kurulumundan önce hazırlamanız gereken beş şey var: sık gelen soruların listesi, kargo ve iade koşulları, çalışma saatleri, işinize özel kurallar ve botun ne zaman insana devredeceği. Bu bilgiler yazılı değilse bot da bilmez; yazılıysa kurulum genellikle aynı gün tamamlanır ve ilk haftanın büyük kısmı düzeltmeyle değil, ince ayarla geçer.

1. Sık gelen soruları toplayın

Tahminle değil, gerçek konuşmalarla başlayın. Son bir ayın WhatsApp, Instagram ve site mesajlarından en sık gelen 20 soruyu çıkarın. Bu liste botun ilk eğitim materyalidir.

Genellikle şu başlıklara düşer:

• Fiyat ve stok
• Beden, ölçü, uyumluluk
• Kargo süresi ve ücreti
• Ödeme seçenekleri
• İade ve değişim
• Sipariş durumu

Her soru için mümkünse tek, net bir cevap yazın. Cevabınız değişkense (fiyat, stok gibi) bunu işaretleyin; bu bilgiler metinden değil kataloğunuzdan okunmalı.

2. Kargo bilgilerini netleştirin

"Kargo ne zaman gelir?" en sık sorulan sorulardan biridir ve belirsiz cevaplar sipariş kaybettirir. Şunları yazın:

• Hangi kargo firmasıyla çalışıyorsunuz?
• Hazırlama süreniz (örneğin 1 ila 3 iş günü) ve kargonun hafta sonu çıkıp çıkmadığı
• Ücretsiz kargo sınırı varsa tutarı
• Yurt dışı gönderim yapıyor musunuz?
• Kargo çıktığında müşteri nasıl haberdar oluyor?

Gerçek bir mağaza konuşmasında botun söz veremeyeceği bir şeye söz vermediğini gördük: müşteri cuma gününe kadar teslim isteyince, süre garanti edilemediği için kesin söz verilmedi ve mağazadan elden teslim seçeneği önerildi. Bu davranış, hazırlık süresinin ve hafta sonu kuralının bota açıkça öğretilmesine bağlıdır.

3. İade ve değişim koşullarını yazın

Bu bölümde tahmin yapmayın; politikanızı olduğu gibi yazın:

• Kaç gün içinde iade ya da değişim kabul ediyorsunuz? (Mesafeli satışta yasal cayma hakkı genellikle 14 gündür; kendi politikanız bundan uzunsa onu yazın.)
• İade kargo ücretini kim karşılıyor?
• Hangi ürünler iade edilemiyor? (Hijyen ürünleri, kişiye özel üretimler gibi)
• Ürün hangi durumda olmalı: etiketli, kullanılmamış, ambalajlı?
• Değişim nasıl başlatılır?

İade politikanızın yasal çerçevesinden emin değilseniz bir uzmana danışın; botun cevabı yalnızca sizin yazdığınız kadar doğru olabilir.

4. Çalışma saatlerini ve devir bilgisini belirleyin

Bot 7/24 cevap verebilir; ama devredilen sohbeti insan alacak. Ekibinizin ne zaman ulaşılabilir olduğunu belirleyin:

• Mağaza ve destek çalışma saatleri
• Mesai dışı devredilen sohbetlere müşteriye ne söylenecek? ("Sabah 10:00'dan sonra size dönüş yapılacak" gibi)
• Devir olduğunda kim bildirim alacak?
• Kampanya ve bayram dönemlerinde çalışma düzeni

5. İşinize özel kuralları listeleyin

Her işletmenin kendi kuralları vardır. Bunlar yazılı olmazsa bot genel davranır:

• Minimum sipariş adedi, toptan fiyat kademeleri
• İndirim yetkisi: bot indirim verebilir mi, verebilirse sınırı ne?
• Bölgeye ya da ürüne göre farklı koşullar
• Fiyat sorulduğunda önce bütçe mi sorulacak, doğrudan fiyat mı verilecek?
• Hiç cevaplanmaması gereken konular

Eşlik.ai'de bu kuralları panelden yazarsınız ve bot ona göre davranır. Gerçek bir toptan örnekte, adet sorusuna toptan fiyatlar verildi ve "tek koku 5'li seriler halinde alınır" kuralı uygulandı; bu, kuralın baştan açıkça yazılmasıyla mümkün.

6. Botun kimliğini yazın

Botun adı, hitap biçimi (siz, sen), tonu (samimi mi, resmi mi) ve yapmaması gerekenler bir sayfalık metne sığar. Mağazanızın zaten bir sesi vardır; bunu bir mesajınızdan örnek vererek de anlatabilirsiniz.

7. Kataloğunuzu kontrol edin

Bot fiyat ve stoğu kataloğunuzdan okuyacaksa katalog doğru olmalıdır:

• Ürün adları ve açıklamaları net mi?
• Fiyatlar güncel mi?
• Varyantlar (beden, renk) doğru tanımlı mı?
• Stokta olmayan ürünler işaretli mi?

Kurulumda mağazanız bağlanır; ürünleriniz, fiyatlarınız ve stoğunuz düzenli olarak eşitlenir. Elle ürün girmez, dosya yüklemezsiniz. Bu yüzden asıl hazırlık, mağazadaki verinin temiz olmasıdır.

Ürün gruplarını ve sık yapılan karşılaştırmaları ekleyin

Katalogda ürünler yan yana durur, ama müşteri çoğu zaman iki ürünü karşılaştırır: "Bu ile şunun farkı ne?", "Hangisi daha dayanıklı?" Bu sorulara cevap verebilmesi için ürün açıklamalarında net, kısa farklar bulunmalıdır. Ürün açıklaması boşsa ya da yalnızca pazarlama diliyle yazılmışsa, bot da ancak o kadarını söyleyebilir.

Küçük bir iyileştirme yapın: en çok satan 10 ürünün açıklamasını gözden geçirip malzeme, ölçü, kullanım ve bakım bilgilerini ekleyin. Bu, hem sitenizin hem de botun cevap kalitesini yükseltir.

Test sorularını önceden hazırlayın

Kurulumdan sonra botu denemek için bir soru listesi hazırlamak zaman kazandırır. Şu türleri ekleyin:

• Net bir cevabı olan sorular (kargo süresi, iade günü)
• Kataloğunuzda olmayan bir ürün sorusu (uydurmuyor mu, devrediyor mu?)
• Kural gerektiren sorular (toptan fiyat, minimum adet)
• Öfkeli bir müşteri mesajı (devir çalışıyor mu?)
• Yazım hatalı ve eksik cümleler ("fiyatını öğrene bilirmiyim" gibi)

Son maddeyi atlamayın: gerçek müşteriler düzgün cümle yazmaz. Botun bu mesajlara cevap verebildiğini görmeniz gerekir. Denemeleri canlı demoda yaparak başlayabilirsiniz.

Kontrol listesi

• En sık gelen 20 soru çıkarıldı
• Kargo firması, süre ve ücret yazıldı
• İade ve değişim koşulları yazıldı
• Çalışma saatleri ve devir kişisi belirlendi
• Toptan, indirim ve özel kurallar yazıldı
• Botun adı ve tonu belirlendi
• Katalog fiyat, stok ve varyant açısından kontrol edildi
• İlk hafta konuşmaları gözden geçirecek kişi belirlendi

Bu listeyi doldurduktan sonra kurulum hızlı ilerler. Süreç ve ilk haftanın nasıl geçtiği özellikler sayfasında anlatılıyor. Hazırlıksız başlarsanız bot yanlış bilgi vermeye daha yatkın olur; bu riskin nasıl önleneceğini yanlış fiyat ve stok bilgisi yazımızda anlattık.

Sık sorulan sorular

Kurulum ne kadar sürer?

Genelde aynı gün. Botun kimliğini ve kurallarını birlikte yazıyoruz; ilk hafta cevapları beraber gözden geçiriyoruz.

Bota ürünleri elle yüklemem gerekir mi?

Hayır. Mağazanız bağlanır, ürünleriniz, fiyatlarınız ve stoğunuz düzenli olarak eşitlenir.

Hazırlığım eksikse ne olur?

Bot bilmediği konuda uydurmaz, sohbeti size devreder. Eksik bilgiyi sonradan ekleyebilirsiniz; ilk haftanın amacı zaten bu boşlukları görmektir.

Hangi altyapılarla çalışıyor?

Yaygın e-ticaret altyapılarıyla çalışıyoruz; hangisini kullandığınızı kurulumda bağlarız. Kendi yazılımınız varsa entegrasyonu birlikte planlarız.

Hazırlığınız tamamsa ücretsiz hesap açın: https://panel.eslik.ai/kayit